Enviar documentos por fax
ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX
Una tarea muy com煤n suele ser la de enviar el documento por correo electr贸nico o por fax. Word 2010 facilita esta tarea.
Accede al men煤 Archivo > Guardar y enviar. Y selecciona Enviar mediante correo electr贸nico.
Las opciones de que disponemos son:
Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electr贸nico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word ni de ning煤n lector de este tipo de archivos, no podr谩 leerlo. Pero no te preocupes, lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofim谩tico capaz de interpretarlo.
Enviar un v铆nculo, que lo que env铆a no es una copia, sino un enlace para modificar a trav茅s del correo electr贸nico un mismo documento. Ser铆a ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo.
Enviar como PDF, es una opci贸n similar a la primera, se trata de enviar adjunta la informaci贸n, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato m谩s com煤n para enviar informaci贸n que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitar谩 tener Office para poder leer el documento.
Enviar como XPS tiene las mismas caracter铆sticas que el env铆o de un PDF, pero no es est谩ndar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener m谩s dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.
Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que m谩s nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente bot贸n.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el env铆o ordenando al programa gestor de correo electr贸nico lo que debe hacer. Es decir, que ser谩 necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
Guardar en la Web
Si por cualquier motivo lo que necesitamos no es enviar a alguien en particular la informaci贸n, sino que queremos subir la informaci贸n a internet con el 煤nico fin de disponer de ella desde cualquier sitio o de compartirlo con ciertas personas de forma controlada, entonces la mejor opci贸n es SkyDrive. Se trata de un espacio de almacenamiento gratuito de acceso online.Skydrive
Tambi茅n desde la opci贸n Archivo > Guardar y enviar encontramos la opci贸n Guardar en la Web.
Para utilizar esta funci贸n necesitamos una cuenta (tambi茅n llamada ID) en Windows Live.
Si no sabes lo que es un Windows Live ID, visita el siguiente b谩sico: B谩sico.
Pulsa Registrarse si quieres disponer de una cuenta de correo de Windows Live y poder utilizar el servicio SkyDrive. Se abrir谩 una p谩gina web en tu navegador predeterminado, con un formulario que te permitir谩 introducir tus datos para proceder al registro.
Y si ya dispones de una, pulsa Iniciar sesi贸n. Se abrir谩 un cuadro de di谩logo que te preguntar谩 tus datos de acceso.
Deber铆as indicar tu Direcci贸n de correo y tu Contrase帽a. Si activas la opci贸n Iniciar sesi贸n autom谩ticamente, haciendo clic sobre la casilla de verificaci贸n que lo acompa帽a, no necesitar谩s introducir los datos cada vez que inicies Word.
Al hacerlo, el apartado Guardar en Windows Live SkyDrive cambiar谩 y mostrar谩 las carpetas disponibles: P煤blica y Mis documentos.
Estas carpetas no son carpetas de nuestro ordenador. Las nuevas carpetas que creemos desde Este apartado se localizar谩n en nuestro espacio en la red, no en el equipo.
Si pulsamos Actualizar, se refrescar谩 la informaci贸n, de modo que si le hemos dado a alguien permiso para incluir documentos en nuestra carpeta P煤blica, por ejemplo, veremos los cambios aplicados.
El bot贸n Guardar como es el que permite guardar el documento en la carpeta que seleccionemos.
La gesti贸n de esta informaci贸n se realiza principalmente desde el navegador web. Esto implica que podremos acceder a los datos desde cualquier punto en que dispongamos de conexi贸n. De hecho, cuando hacemos clic en Nueva Carpeta, desde Word, nos remite al navegador web que utilicemos.
Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si accedemos de forma aut贸noma al sitio web de Microsoft para SkyDrive, el resultado ser谩 el mismo. Podremos explorar las carpetas que hayamos ido creando, y descargar los archivos que hayamos incluido en ellas. Tambi茅n podremos crear carpetas nuevas y establecer los permisos.
Office en l铆nea
Cuando estamos manipulando archivos en SkyDrive, encontramos la opci贸n de crear un Nuevo > Documento de Word.
Una de las grandes novedades que ofrece Microsoft en su versi贸n 2010 de Office es que existe una versi贸n gratuita disponible online.
Esto implica que podemos crear y modificar los archivos directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar la suite Office en el equipo.
Por tanto, disponemos de mayor libertad y movilidad. Ya no es necesario pues que las personas con las que compartimos los archivos los descarguen y modifiquen en su ordenador, para luego volver a subir la versi贸n modificada. Pueden editar en tiempo real su contenido y el propietario del archivo dispondr谩 siempre de la informaci贸n actualizada.
Para utilizarlo, s贸lo debemos seleccionar la opci贸n Editar con el explorador, que aparecer谩 al situar el cursor sobre el archivo en la web. Se abrir谩 la aplicaci贸n Word online en el navegador predeterminado. En nuestro caso, Internet Explorer.
Si te fijas, tiene una apariencia muy similar a la de la aplicaci贸n Word instalada en el ordenador.
La principal desventaja de la versi贸n Online es la lentitud del servicio. Por bien que vaya, cada acci贸n que realizamos la estamos enviando a trav茅s de internet a un servidor, y esto siempre se traduce en tiempo de espera. Sobre todo si disponemos de una conexi贸n lenta. Por ello, Office 2010 online puede suponer una herramienta muy 煤til para realizar peque帽as modificaciones, trabajar en red, actualizar documentos o disponer de herramientas en lugares en que no tenemos instalado el programa pero disponemos de conexi贸n a internet, como por ejemplo m贸viles con el sistema operativo Windows Mobile. Pero no es recomendable para trabajar a diario, por ejemplo, en trabajos de oficina que supongan una continua utilizaci贸n de estas herramientas.
No olvides tampoco que, al utilizar un navegador para funcionar, es posible sature la aplicaci贸n y esto ralentice tambi茅n la navegaci贸n simult谩nea en otras p谩ginas web.
Otra desventaja es la reducida cantidad de herramientas disponibles. La versi贸n online de office no est谩 pensada para sustituir a la aplicaci贸n instalable, sino para permitir peque帽as ediciones online.
Por ello, si en el ordenador tienes instalado Word 2010, te recomendamos que las grandes modificaciones las realices desde ah铆, y no desde la versi贸n online. Al visualizar un archivo que est谩 online, en SkyDrive, tienes la opci贸n de Abrir en Word. De forma que editar谩s el archivo en local (en tu ordenador), pero los cambios se guardar谩n en la versi贸n online (en internet), disponibles en la red para que el resto de personas autorizadas accedan a ellos.
Guardar en SharePoint y publicar
Microsoft SharePoint Workspace, es una aplicaci贸n de las incluidas en el paquete Office 2010. Permite crear un entorno com煤n mediante el cual compartir documentos, contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organizaci贸n.
Por ello, en Word 2010 disponemos de la opci贸n Guardar en SharePoint en el men煤 Archivo > Guardar y enviar. As铆 guardaremos el documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:
- Centralizaci贸n de recursos. Varias personas pueden trabajar simult谩neamente sobre un documento.
- M谩s material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se les env铆en notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en distintos puntos geogr谩ficos, porque les permite trabajar contra un servidor com煤n.
BIBLIOGRAFIA
https://www.aulaclic.es/word-2010/t_22_4.htm
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